Еще совсем недавно компании не жалели сил на то, чтобы привлечь кандидатов, — например, увеличивали зарплаты. Исследование Работы.ру и СберПодбора показало, что с 2022 по 2025 год, когда многие работодатели столкнулись с дефицитом кадров, зарплаты выросли в среднем на 40–68%, и это само по себе делало наем дороже. Сейчас есть движение к балансу и эксперты отмечают, что от рынка кандидата мы переходим к рынку работодателя.

В целом новых сотрудников нанимают реже: например, обязанности уволившихся могут перераспределять между коллегами или передавать фрилансерам. Но это не значит, что сам наем стал дешевле: наоборот, тарифы на сайтах с вакансиями растут, как и требования к кандидатам, а воронка подбора усложняется. Теперь работодатели реже ищут сотрудников «на вырост» — приоритетными становятся специалисты, которые быстро приносят результат, готовы брать больше ответственности и могут выполнять сразу несколько функций. При этом наем не останавливается: по данным Работы.ру и СберПодбора, в 2026 году около трети российских компаний планируют расширять штат.

Рекрутеры оказываются в непростой ситуации: им приходится учитывать возросшие требования работодателей, не менее высокие ожидания соискателей, ограниченные бюджеты на наем, стоимость которого растет, и при этом закрывать вакансии быстро и эффективно. Как добиваться результата в таких условиях? Прежде всего необходимо провести анализ того, что происходит конкретно в вашей компании.

Первый шаг в оптимизации — изучить, как сейчас у вас устроен подбор, что работает неэффективно и на каких этапах можно сэкономить.

Шаг № 1. Оцените общую стоимость найма

Стоимость успешного подбора складывается из нескольких показателей. Это могут быть затраты:

• на рекрутинг — сорсинг, размещение вакансий, реклама вакансий, участие в отраслевых конференциях и других тематических мероприятиях, где можно привлечь кандидатов;
• оценку кандидатов (например, если для собеседований арендуют отдельное помещение);
• оплату труда специалистов, которые занимаются подбором и оформлением, — эйчаров, рекрутеров, сотрудников кадровых агентств;
• медосмотры, если они проводятся за счет компании;
• онбординг новых сотрудников.

Есть также косвенные затраты. Их оценить сложнее, но они тоже важны. Это, например, стоимость потраченного на собеседования времени нанимающего менеджера или упущенная выгода компании в тот период, когда нужный специалист еще не найден. Можно также учесть расходы на пиар, построение HR-бренда и дополнительные траты (к примеру, спонсирование целевых мест в вузах).

💡Совет💡 Оценивайте затраты не по всей компании, а для разных категорий сотрудников или даже конкретных позиций. Массовый подбор, поиск специалистов с редкими навыками, набор стажеров — во всех этих случаях воронка найма будет разной, как и затраты на нее.

Шаг № 2. Оцените эффективность рекрутеров

Сделать это удобно с помощью специальных метрик. Например:

укомплектованность штата — показывает, хватает ли персонала в компании;

• скорость закрытия вакансий — сколько времени проходит от размещения вакансии до выхода сотрудника на работу;
• доля принятых оферов;
• качество найма — сколько сотрудников остаются в компании после испытательного срока, приносят ли они ожидаемый результат;
• удовлетворенность нанимающих менеджеров и соискателей процессом подбора;
• количество вакансий в работе у рекрутера/отдела.

По этим же критериям можно оценить работу кадрового агентства, если вы ищете сотрудников через него.

Шаг № 3. Проанализируйте воронку подбора

Для этого нужно расписать все этапы найма и оценить конверсию каждого из них и воронки в целом. То, какими будут эти этапы, зависит от вакансии. Например, для массового подбора последовательность может быть такой:

1. Размещение вакансии
2. Сортировка откликов
3. Интервью с рекрутером
4. Трудоустройство

А для точечного подбора воронка будет сложнее, например:

1. Размещение вакансии
2. Сортировка откликов
3. Интервью с рекрутером
4. Интервью с руководителем
5. Тестовое задание
6. Проверка соискателя службой безопасности
7. Офер
8. Трудоустройство

Какую бы воронку вы ни построили, нужно посчитать ее конверсию. Эта метрика показывает, сколько кандидатов отсеивается на каждом этапе или после всего процесса найма.

💡Пример💡 Предположим, собеседование с рекрутером прошли 10 соискателей, а с руководителем — пять. Тогда конверсия этапа «Интервью с руководителем» равна 50%. Другой пример: на вакансию откликнулись 100 человек, а работу получили 10 — конверсия всей воронки подбора составляет 10%.

Золотого стандарта для этой метрики нет: многое зависит от отрасли, в которой работает компания, и специфики вакансии. Редких специалистов можно искать долго, и конверсия, вероятно, будет низкой — это нормально. А при массовом подборе наоборот: если магазин, например, ищет продавцов, то может быть много как откликов, так и нанятых сотрудников.

Шаг № 4. Оцените зоны роста

Итак, вы посчитали стоимость найма, оценили эффективность рекрутеров, составили воронку и измерили конверсию на каждом этапе. Осталось:

• посмотреть, где можно ускорить процесс или сделать его эффективнее, в идеале без дополнительных трат;
• проанализировать, на каких этапах возникают лишние расходы и с чем они связаны.

Частые причины неэффективности и высокой стоимости найма — длительные многоэтапные согласования, долгое принятие решений, непонимание требований нанимающего менеджера. Бывает также, что рекрутеры ищут сотрудников по всем каналам сразу, не расставляя приоритеты. Кроме того, специалисты по подбору часто перегружены рутиной (особенно если в компании рекрутер и эйчар — один сотрудник). Поэтому они просто не успевают спокойно продумать стратегию и внимательно оценить кандидатов.

Оценка тарифов на джоб-бордах

Сайты поиска работы обычно предлагают работодателям разные пакетные решения, которые отличаются друг от друга:

• количеством вакансий;
• сроком размещения;
• количеством регионов, где соискатели смогут увидеть вакансию;
• местом в поисковой выдаче на самом сайте;
• возможностями интеграции с другими сервисами;
• дополнительными функциями.

В зависимости от этих параметров различается и стоимость каждого тарифа, поэтому важно тщательно анализировать, на что и зачем вы тратите деньги. Например, некоторые сервисы предлагают за допплату временно поднять вакансию в поиске — но, если у компании хорошая репутация и развит HR-бренд, расходы на это, вполне вероятно, будут лишними.

💡Совет💡 Следите за обновлениями тарифов на всех сайтах, где размещаете вакансии, — чтобы не платить по инерции за услуги, которые могут и не пригодиться.

Тихий наем

Один из способов сэкономить на поиске и адаптации специалистов — перераспределять нагрузку среди сотрудников, которые уже работают в компании. Например, предлагать им новые должности и проекты, расширять обязанности, формировать кадровый резерв, чтобы не нанимать руководителей со стороны. Плюсы у такого подхода ощутимые. Сотрудники получают новые компетенции и возможности для развития, а компания — необходимых специалистов и экономию:

• на привлечении соискателей. Не нужно платить, например, за публикацию вакансии или услуги кадрового агентства;
• адаптации. Сотрудники уже погружены в контекст компании, и освоиться в новой роли им будет проще, а значит, команда, куда ищут специалиста, быстрее начнет работать в полную силу;
• времени и усилиях рекрутера. Он сможет быстрее оценить навыки и опыт действующих сотрудников и понять, кому стоит предлагать вакансию.

При этом использовать тихий наем лучше всё-таки с осторожностью. Важно не перегрузить сотрудников и не создать конфликта интересов — он вероятен, когда одна команда теряет ценного специалиста, а другая за счет него становится сильнее.

💡Совет💡Оценивайте внутренних кандидатов так же строго, как и внешних, особенно если они претендуют на должность, которая существенно отличается от их текущей. Изучайте резюме и портфолио, предлагайте пройти тестовое задание, давайте обратную связь — можно подсказать, какое обучение пройти, чтобы занять желаемую позицию.

Реферальная программа

Еще один способ ускорить наем и сэкономить — предложить сотрудникам рекомендовать специалистов из числа своих знакомых, друзей, бывших коллег. Для этого достаточно размещать вакансии на сайте, в соцсетях и чатах компании; тогда платные внешние сервисы уже не так необходимы.

Здесь важно:

продумать правила — для каких вакансий подойдет программа, какая будет воронка подбора;

разработать систему мотивации для рекомендателей — какие бонусы они получат, если их кандидат останется в компании.

Сокращение воронки подбора

Это часто позволяет ускорить наем — а значит, и потратить на него меньше ресурсов. Посмотрите на каждый этап: так ли он необходим для поиска именно этого специалиста? можно ли его убрать или объединить с другим? К примеру, вместо отдельных интервью с рекрутером и руководителем можно провести общую встречу. Или предложить кандидату пройти тестовое задание сразу на собеседовании, не выделяя это в дополнительный этап.

У такого подхода есть еще один бонус: вы повышаете вероятность того, что подходящий соискатель пройдет всю воронку. Если человек устанет от многочисленных собеседований и заданий или будет долго ждать ответа, он поставит в приоритет других потенциальных работодателей. Тогда подбор придется запускать заново — с новыми расходами.

Среди причин неэффективного найма — перегрузка рекрутеров и бессистемность. Если специалист тратит время на то, чтобы не запутаться в многочисленных резюме и написать приветственное письмо каждому кандидату, у него остается меньше ресурсов на более важные задачи. Например, на разработку стратегии подбора или вдумчивую оценку соискателей.

Решить эти проблемы поможет автоматизация — как вариант, CRM-система для рекрутеров. Разберем преимущества такого подхода на примере СберПодбора.

• Резюме из разных источников сохраняются в общей базе — это позволяет избежать дублей и быстро находить нужного соискателя. Сохраняются также все комментарии к резюме и история общения с кандидатами.
• Удобно анализировать работу каждого рекрутера — какие вакансии он закрывает и насколько эффективно это делает.
• Настроена синхронизация с сайтами для поиска работы — благодаря этому рекрутер может размещать вакансии на "Работе.ру" и hh.ru сразу из СберПодбора, а отклики с этих сайтов и Авито Работы собираются автоматически. Кроме того, отказывать кандидатам на hh.ru тоже можно через CRM.
• Можно четко выстроить воронку найма под каждую вакансию — это упростит подбор и для рекрутера, и для нанимающего менеджера.
• Есть аналитика по каждому каналу подбора — благодаря ей можно быстро понять, на какие стоит делать акцент, а на что нет смысла тратить деньги. И вы сразу расставите приоритеты по каналам поиска.
• Есть шаблоны писем и сообщений — они экономят время на некоторых стадиях взаимодействия с кандидатами. Например, рекрутер сможет быстро написать приветственное письмо или отказ и у него будет больше времени на оценку навыков.

В результате автоматизации подбор персонала становится удобнее, быстрее и эффективнее. У рекрутера есть время обдумать требования нанимающего менеджера, выстроить грамотную стратегию поиска, оптимизировать воронку, быстро и качественно оценить кандидатов, не тратя времени на лишние согласования. А сегодня скорость коммуникации особенно важна: в целом, по данным «Работы.ру.», 23% соискателей не готовы ждать ответа дольше одного дня и 45% — дольше нескольких дней. 

85% параллельно ищут другие варианты работы, поэтому, если не отвечать оперативно, есть риск, что лучший кандидат успеет получить оффер от конкурентов.