Как выбрать CRM систему для подбора персонала

Важная особенность современных CRM для рекрутинга — возможность интеграции с разными платформами. Это сайты по поиску работы, мессенджеры, электронная почта, социальные сети, мобильные приложения и т. п. Удобство работы с ними через один интерфейс рекрутеры ощутят уже при поиске резюме. Как правило, современные CRM позволяют при этом использовать фильтры по разным параметрам, возможность добавлять понравившихся кандидатов в базу за пару кликов и другие полезные функции.

Во-первых, современные CRM-системы упрощают размещение вакансий на разных платформах: вы можете отправлять вакансии на нужные сайты, не переключаясь между вкладками. Во-вторых, они помогают составить качественное описание вакансии. Для этих целей в некоторых продуктах уже используется искусственный интеллект.

Требования от нанимающих менеджеров могут приходить по разным каналам: через обычный телефон, мессенджеры, электронную почту, мобильные приложения, сайты и т. п. Не потерять ни одну из заявок поможет их интеграция внутри одной CRM. В результате HR-специалисты получат единую базу резюме, в которой можно проводить сортировку с использованием искусственного интеллекта, удалять дубликаты, пришедшие по разным каналам, и многое другое.

Многие CRM для HR-отдела способны облегчить работу с уже отобранными для собеседования или тестирования кандидатами. При выборе системы уточните у разработчиков, можно ли оперативно связываться с соискателями, отправлять приглашения с использованием фирменного стиля компании, напоминать о предстоящей встрече через СМС или мессенджер, есть ли возможность создать анкету или задание для онлайн-тестирования.

Естественно, CRM — это источник большого объема данных для анализа, который сделает процесс подбора персонала более качественным. Можно получать и анализировать статистику о различных площадках, выявляя наиболее и наименее эффективные для вашего бизнеса. Можно находить самые востребованные и невостребованные позиции в вакансиях. Наконец, отслеживать качество работы самих HR-менеджеров, чтобы понимать, какие этапы процесса рекрутинга требуют корректировки.

Для этого применяют онлайн-анкеты, системы оценок и другие инструменты, которые помогают понять, как кандидаты относятся к процессу рекрутинга в частности и к компании вообще.

Кроме того, CRM можно доработать под свои запросы, даже если их нет в базовых версиях системы. Это могут быть особые механизмы интеграции, импорта или экспорта данных, особенности обратной связи, включение в систему внутрикорпоративной коммуникации и многое другое. Обязательно поинтересуйтесь при выборе CRM для подбора персонала, готов ли ее разработчик адаптировать продукт к вашим эксклюзивным требованиям.

Не стоит забывать и о безопасности информации, которая хранится в CRM для рекрутинга. Напомним, при подборе кадров вы имеете дело с их персональными данными: фамилиями, именами и отчествами, датами рождения, адресами и т. д. Правила обработки и хранения этих сведений регулируются федеральным законом № 152-ФЗ, нарушение которого может привести к административному штрафу для должностного лица или всей компании. Например, при работе с анкетами компания должна получать от соискателей согласие на обработку их персональных данных. Значит, такой шаблон должен быть встроен в CRM-систему для HR. Поэтому при выборе системы проверьте, соответствует ли она требованиям, предъявляемым российским законодательством.

Универсальное правило, которое работает в отношении любого софта: он должен регулярно обновляться. CRM — это программный продукт, который работает на определенном оборудовании, на конкретной операционной системе, взаимодействует с внешними ресурсами. Все они не стоят на месте, постоянно развиваются и дополняются новыми технологиями.
Что произойдет, если ваша CRM для подбора персонала не будет обновляться в течение года? На серверах может появиться новое оборудование или программное обеспечение, с которым система будет работать нестабильно или даже конфликтовать.

Внешние площадки тоже развиваются. Выходят новые версии мессенджеров, появляются новые боты, социальные сети и сайты внедряют дополнительные сервисы и механизмы. Если ваша CRM вовремя не получает обновления, в которых предусмотрены механизмы работы с новыми инструментами, вы безнадежно отстаете от конкурентов на рынке поиска персонала.

Разработчики CRM-системы для подбора персонала тоже постоянно стремятся совершенствовать свой продукт внутри: улучшать дизайн пользовательского интерфейса, добавлять инструменты, исправлять ошибки, допущенные в предыдущих версиях, увеличивать скорость работы, ее стабильность и безопасность. Всё это делает регулярные обновления обязательной составляющей качественной системы для автоматизации подбора персонала.

Разумеется, обновления должны приходить автоматически, чтобы пользователи не тратили свое время на этот процесс.

Неудобный или интуитивно не понятный интерфейс CRM для рекрутинга станет фактором, который замедлит скорость работы сотрудников HR-отдела и неизбежно приведет к снижению эффективности их труда. Интуитивная понятность интерфейса важна при внедрении системы, когда сотрудники-рекрутеры учатся работать с ней. Чем легче интерфейс, тем быстрее сотрудники его освоят. Это же правило работает при обучении новых сотрудников HR-отдела.

Словом, интерфейс системы должен быть логичным, понятным и не перегруженным. Если вы планируете работать с CRM на устройствах разного типа (компьютеры, планшеты, мобильные телефоны), обратите внимание на адаптивность интерфейса к каждой из них.

На быстроту освоения и удобство работы с CRM для подбора персонала влияет и наличие хорошей структурированной системы поддержки пользователей. Помочь разобраться с программой смогут подсказки, всплывающие в процессе работы, база знаний с интеллектуальным поиском, уроки для самообучения и другие механизмы, которые позволят персоналу самостоятельно научиться работать в системе.

Отдельное требование — наличие у разработчика быстрой и квалифицированной технической поддержки. Необходимо убедиться, что техподдержка сможет отвечать на запросы клиента в течение нескольких минут, а при необходимости и выезжать в офис для решения возникших проблем.

На скорость внедрения CRM для подбора персонала в вашу компанию могут влиять разные факторы. Например, если у вас есть нестандартные запросы, разработчику придется потратить время, чтобы адаптировать систему к ним.

Однако есть случаи, когда скорость внедрения можно увеличить. К примеру, можно использовать готовые облачные решения, вместо того чтобы устанавливать программное обеспечение на серверы вашей компании. Это, кстати, не только ускорит процесс внедрения, но и облегчит эксплуатацию системы: вашей компании не придется тратить ресурсы на обслуживание серверов. Поэтому наличие облачного варианта CRM для рекрутинга — это еще один аргумент в ее пользу при выборе.

Также имеют значение и сроки обучения персонала работе с системой. Будет нелишним поинтересоваться у разработчика, есть ли у него предложения по обучению сотрудников.

Представьте себе ситуацию: вы внедрили CRM для подбора персонала, стали ей пользоваться, но вдруг почувствовали, что расходы на оплату лицензии оказались неожиданно высоким. И вот вы оказываетесь в затруднительной ситуации: деньги и силы на внедрение уже потрачены, а плата вас не устраивает.

Чтобы не оказаться в таком положении, проверьте прозрачность ценообразования заранее, при выборе системы. Узнайте, сколько стоит базовая лицензия, колько придется заплатить за полный набор нужных вам инструментов и какова стоимость дополнительных решений, а также сколько придется платить за продление лицензии.

Отдельный вопрос — возможность покупки лицензии не на год, а на меньший срок. В этом случае, если вы всё же разочаруетесь в своем выборе, вы сможете сменить CRM для рекрутинга, не теряя оплаченный заранее период.

CRM для HR и рекрутинга важно протестировать, перед тем как принять решение о покупке и внедрении. Тестовый период позволит вам ответить на многие вопросы, которые обсуждались выше. Вы сможете оценить удобство, функциональность, устойчивость, безопасность и другие ключевые характеристики системы.

Если же тестовый период не предусмотрен, то это должно вызвать справедливые подозрения. Почему разработчик не предоставляет время для знакомства с CRM для HR-отдела? Не является ли такая непрозрачная политика попыткой скрыть какие-то проблемы? Требуйте тестовый период на оценку программы для подбора персонала и уверенно делайте правильный выбор.