Зачем устанавливать KPI для HR-менеджера?

KPI — это ключевые показатели эффективности: система метрик, которая позволяет оценивать работу сотрудников, подразделений и направлений, в том числе HR. Такие метрики не существуют в вакууме, они должны быть основаны на глобальных целях бизнеса и, как в нашем случае, на HR-стратегии.

💡 Пример 💡Руководство торговой сети планирует расширяться, и эйчары должны максимально быстро подобрать и обучить персонал для новых магазинов. Оценить их работу можно будет по скорости закрытия вакансий, укомплектованности штата и проценту сотрудников, которые прошли испытательный срок.

Выстроенная на основе стратегии система KPI:

• Подсвечивает роль HR в бизнесе для руководства. Становится понятно, почему это полноценное направление, в которое стоит вкладываться, а не просто отдел с поддерживающей функцией.
• Помогает увидеть, где всё работает хорошо, а где есть проблемы. Допустим, в торговой сети из нашего примера KPI по скорости закрытия вакансий не достигается. Это не обязательно значит, что эйчары просто плохо работают: возможно, они перегружены и решить проблему позволят инструменты автоматизации подбора.
• Помогает расставлять приоритеты. Представим, что в нестабильной экономической ситуации бизнес планирует максимально сократить расходы. При этом остановить наем совсем он не может. Тогда для эйчаров основным приоритетом будет не закрытие вакансий, а удержание сотрудников.
• Мотивирует менеджеров по персоналу — зачастую достижение KPI влияет на премии и другие поощрения.

Для начала разберем, какими вообще бывают KPI. В целом их разделяют на количественные и качественные. Количественные можно посчитать: это, например, процент принятых оферов, скорость закрытия вакансии, уровень текучести. Качественные основаны на субъективных оценках и обычно выражены либо в баллах, либо в шкале измерений типа «низкий — нейтральный — высокий», и такими показателями можно оценить мотивацию сотрудников, вовлеченность, удовлетворенность.

Еще один критерий классификации — период оценки. Он определяет, с какой целью вы будете использовать KPI: для анализа уже полученных результатов или для постановки целей. В первом случае показатели называют отстающими, или фактическими, во втором — опережающими, или целевыми.

💡 Пример 💡Компания только открылась, и укомплектованность штата в прошлом месяце составила 50% — это отстающий KPI. В следующем квартале укомплектованность должна вырасти до 90% — это опережающий KPI.

Какие именно метрики будут актуальны для HR и рекрутинга, зависит не только от стратегии и целей бизнеса. В разных HR-направлениях будет разный набор KPI, на который стоит ориентироваться. Разберем несколько примеров.

Рекрутинг

Укомплектованность штата

Считается так: среднесписочная численность сотрудников ∶ штатная численность сотрудников

Метрика показывает, достаточно ли персонала в компании. Выражается либо в коэффициенте, либо в процентах. Коэффициент 1, или 100%, означает, что штат укомплектован: сотрудников столько, сколько положено по штатному расписанию. Если коэффициент ниже, значит, людей не хватает.

Скорость закрытия вакансии

Считается так: среднее количество дней, которое проходит от первого взаимодействия с кандидатом до его трудоустройства

Укомплектованность штата напрямую связана с бизнес-результатами: если сотрудников мало, компания не сможет полноценно работать. А скорость закрытия вакансии в большей степени важна самим рекрутерам и HR, чтобы оценить качество подбора. Если вакансии висят месяцами и у этого нет очевидных причин — например, вы ищете редких специалистов, — возможно, стоит посмотреть на процесс найма в целом: сколько получаете откликов, как проходят собеседования, насколько загружены рекрутеры и т. д.

Стоимость найма

Считается так: сумма расходов на наем одного сотрудника

Сюда могут входить затраты на продвижение вакансии, зарплата рекрутеров, оплата внешних подрядчиков и т. д. Метрику можно считать в целом по компании либо по отдельным вакансиям и каналам. Она помогает понять, какие инструменты найма эффективны и где можно сократить расходы — например, с помощью автоматизации процессов.

Удержание и лояльность

Прохождение испытательного срока

Считается так: количество сотрудников, прошедших испытательный срок ∶ общее количество нанятых сотрудников за период x 100%

Метрика показывает, какой процент принятых кандидатов адаптируется, показывает ожидаемые результаты и остается в компании. Если результат слишком низкий, для эйчаров и рекрутеров это подсказка: нужно обратить внимание на процессы подбора и онбординга.

Текучесть кадров

Считается так: количество увольнений за период ∶ среднесписочная численность сотрудников за период x 100%

Один из ключевых HR KPI. Он отражает общую эффективность кадровой политики и показывает, насколько люди вообще хотят оставаться в компании. По разным оценкам, нормой считается до 7−9% в год; но в некоторых сферах, например в сфере услуг, текучесть традиционно выше.

Индекс лояльности сотрудников (eNPS)

Считается так: через опрос сотрудников

Метрика представляет собой 10-балльную шкалу и показывает, насколько сотрудники готовы рекомендовать работодателя своим близким. По результатам оценки респондентов разделяют на три категории: промоутеры (поставили 9−10 баллов), скептики (семь-восемь) и критики (шесть и ниже). Индекс считается так: процент промоутеров − процент критиков.

Допустим, в компании 100 сотрудников. 50 из них промоутеры, 30 скептики и 20 критики. Тогда eNPS = 50 − 20 = 30.

Если eNPS ниже нуля, значит, в компании больше критиков — и это повод разобраться, что снижает удовлетворенность сотрудников и мешает рекомендовать компанию.

Развитие сотрудников

Карьерный рост

Считается так: доля вакансий, которые закрыты внутренними кандидатами

Предположим, на рынке труда не хватает руководителей с релевантным опытом, и топ-менеджеры решают «растить» их внутри компании. Тогда можно посмотреть, сколько внутренних кандидатов после обучения занимают руководящие должности — это показывает, есть ли у сотрудников реальные возможности для развития и насколько они соответствуют целям бизнеса.

Эффективность обучения

Считается так: по применению знаний на практике, по вовлеченности сотрудников в обучающие программы компании

Как именно оценивать эффективность обучения, зависит от целей HR и приоритетов бизнеса. Например, если задача — нарастить компетенции команды, можно: а) посмотреть, применяют ли сотрудники новые навыки после обучения и закрываются ли благодаря этому потребности бизнеса; б) измерить возврат инвестиций, если обучение должно было напрямую повлиять на выручку компании.

Универсального решения нет. Конкретные KPI зависят от специфики бизнеса и того, чем конкретно занимаются в компании эйчары. Однако есть общие принципы, на которые стоит ориентироваться, чтобы ключевые показатели не оставались лишь на бумаге:

• Связь со стратегическими целями. Как мы говорили выше, KPI нужны в том числе для того, чтобы «перевести» ценность HR на язык бизнеса. Поэтому важно выбирать те показатели, по которым будет понятно, как работа HR поможет достичь определенных бизнес-результатов.
• Связь с должностными обязанностями и ответственностью сотрудника. Например, KPI для кадровика могут быть связаны с оптимизацией документооборота — но не с повышением эффективности обучения, если этим в компании занимаются T&D-специалисты.
• Реалистичность. KPI не должно быть слишком много, даже если компания небольшая и эйчары отвечают практически за всё: наем, обучение, документооборот и т. д. Лучше выбрать три-четыре приоритетных показателя, чем пытаться охватить сразу все — и ничего в итоге не выполнить.
• Постановка по SMART. KPI для отдела кадров и других HR-подразделений — как и KPI в принципе — должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и привязанными к четким срокам. «Быстрее закрывать вакансии» — неэффективный вариант. «Закрывать 80% массовых вакансий в течение месяца» — четкий, понятный и реализуемый.

Шаг 1. Изучите стратегию бизнеса

Прежде всего важно понять, какие глобальные цели есть у бизнеса и как HR может повлиять на их достижение. Если в компании уже есть HR-стратегия, которая соотносится с общей, можно опираться сразу на нее. Так вам будет проще увидеть и реальное состояние HR-процессов — что поможет расставить приоритеты и выбрать достижимые KPI.

Шаг 2. Оцените возможности и зоны ответственности HR

Общий контур HR-задач обычно понятен: работа с привлечением, удержанием и развитием талантов. Но не всё в этих задачах зависит от самих эйчаров, и прежде всего — бюджеты, за них отвечает бизнес. Поэтому важно понимать, на что в реальности вам хватит ресурсов. Например, если руководство хочет нанимать редких специалистов, но не готово платить зарплату в рынке — не торопитесь ставить в KPI скорость закрытия вакансий или укомплектованность штата. По крайней мере, пока не придете к общему видению с топ-менеджментом.

Шаг 3. Подберите релевантные целевые KPI

Главные задачи на этом шаге — соотнести цели бизнеса и возможности HR, а затем выбрать приоритетные KPI. Помним, что они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и иметь четкие сроки — всё по методике SMART.

Шаг 4. Решите, как будете работать с результатами

Здесь важно ответить на три вопроса:

●      Как отслеживать достижение KPI? Например, для рекрутеров можно смотреть аналитику в CRM-системе, для T&D — на обучающих платформах.

●      С какой периодичностью подводить итоги — раз в месяц, квартал, год? К этому можно привязать систему мотивации: как часто эйчары будут получать поощрение за свои успехи.

●      Как именно достижение KPI повлияет на мотивацию эйчаров — например, станет ли основанием для премии или повышения? Обычно разным показателям присваивают разный вес, то есть разную степень влияния на премию. К примеру, если эйчар достигает только KPI по снижению текучести, он получает 50% от максимальной премии, а KPI по прохождению испытательного срока «стоит» еще 20%.

Шаг 5. Анализируйте и корректируйте целевые показатели

Система KPI должна быть гибкой: будьте готовы к тому, что показатели периодически придется пересматривать. Решите, как часто вы будете это делать и что станет поводом (например, после подведения итогов по KPI за прошлые периоды или стратегических сессий, где руководство обозначает новые приоритеты).

По данным СберПодбора и Работы.ру, 31% россиян KPI демотивируют, а еще 9% и вовсе пугают. Чтобы такого не случилось с вашей командой, советуем:

• Объяснить смысл этой системы. KPI внедряются не просто так и не чтобы создать искусственную конкуренцию — они помогают увидеть зоны роста и показать бизнесу ценность HR.
• Привлекать саму команду к выбору KPI, собирать и учитывать обратную связь. Во-первых, так вы сможете выбрать более реалистичные целевые показатели, поскольку учтете опыт людей, которые будут над ними работать. Во-вторых, у сотрудников не появится ощущение, что за них всё решили, — так как они сами подключатся к процессу. А значит, и сопротивления будет меньше.
• Показать, как новая система повлияет на доход и другие важные для сотрудников моменты. Расскажите, что люди получат от достижения KPI, кроме похвалы от руководства.