Воронка подбора персонала: что это и как ее рассчитать

Воронка подбора, она же воронка рекрутинга или найма, показывает, какой путь проходят кандидаты и сколько из них добирается до финиша — выходит на работу. Это модель из нескольких этапов: от размещения вакансии до оформления нового сотрудника. На каждом этапе кандидатов становится всё меньше. В общем виде модель выглядит так:

1. Публикация вакансии.
2. Отбор резюме.
3. Собеседование с HR.
4. Собеседование с руководителем.
5. Оффер.
6. Выход нового сотрудника.

В зависимости от вакансии и правил компании этапов может быть больше. Например, иногда кандидатам дают тестовое задание или их проверяет служба безопасности. А IT-специалисты проходят техническое собеседование, где оценивают их навыки.

Воронка подбора бывает двух видов:

• Прямая.Строится сверху вниз — от публикации вакансии до выхода сотрудника. Она показывает, на каком этапе отсеивается больше всего соискателей, и позволяет оценить эффективность подбора.
• Обратная. Строится снизу вверх. HR смотрят статистику по закрытым вакансиям и оценивают, сколько кандидатов понадобилось привлечь и сколько времени ушло на каждый этап подбора. Так становится понятно, как закрывать аналогичные вакансии в дальнейшем.

Прежде всего воронка позволяет понять, на каком этапе подбора возникают проблемы и как их устранить. Например, на вакансию откликнулись сотни кандидатов, а рекрутер отобрал только десять резюме. Вероятно, люди не совсем понимают, чего ждет работодатель, — стоит уточнить описание требований и обязанностей.

Другая распространенная проблема — длительность воронки. К примеру, в ней много этапов или кандидаты слишком долго ждут ответа после собеседования. С таким подходом можно потерять ценных специалистов — они уйдут в компанию, которая сделает оффер быстрее.

В чем еще помогает воронка подбора:

• Систематизировать весь процесс найма.Даже если в компании один рекрутер и работы у него немного, подбор всё равно должен быть системным. Важно понимать, какие каналы и инструменты используются, какой результат они приносят, насколько быстро закрываются вакансии. Это позволит управлять процессом подбора, а не действовать интуитивно.
• Оценить эффективность каналов рекрутинга. К примеру, на вакансию маркетолога пришли отклики с сайтов поиска работы, из телеграм-каналов и с сайта компании. Стадию отбора прошли в основном резюме из профильных телеграм-каналов. Следовательно, именно на них стоит сделать акцент для аналогичных вакансий в будущем.
• Оценить ситуацию на рынке труда. Если откликов слишком мало, а кандидаты прощаются после первого собеседования, проблема может быть не только в описании вакансии. Например, зарплата и другие условия хуже, чем у большинства конкурентов. Или специалистов просто не хватает и стоит поискать их в других регионах.
• Оценить работу рекрутеров. Каждый рекрутер может составлять воронку по своим вакансиям. Сравнение покажет, кто работает эффективно, а кому нужно помочь с улучшением показателей.

Шаг 1. Систематизируйте вакансии

Путь кандидата зависит от вакансии. Поэтому составить универсальную воронку не получится: придется адаптировать ее под конкретные должности. Для этого нужно сначала понять, какие специалисты со схожими компетенциями есть в компании, и сгруппировать их по категориям.

Самый простой вариант — опираться на штатное расписание. В нем перечислены все отделы и должности. Можно оставить эту структуру как есть или доработать с учетом специфики найма. Например, в организации отделы маркетинга и продаж объединены, но всё же для этих направлений нужны разные специалисты. Это стоит учесть в воронке подбора: вынести в одну категорию менеджеров по продажам, в другую — маркетологов.

Схожие компетенции — основной критерий, по которому формируются категории. Но можно учитывать и дополнительные параметры:

• иерархию — руководителей, особенно топ-менеджеров, подбирают не так, как линейных сотрудников;
• сложность поиска — к примеру, вы знаете, что диджитал-маркетологов с нужными компетенциями придется искать долго, и выносите их в отдельную категорию;
• специфику подбора — например, служба безопасности проверяет только материально ответственных сотрудников.

Шаг 2. Соберите статистику по закрытым вакансиям

Это удобно делать в Excel, «Google Таблицах» или специализированных сервисах для рекрутеров. Понадобятся две группы данных:

• информация о нанятых сотрудниках в категории: кто занял должность и через какой канал пришел;
• информация о конкретной вакансии: сколько кандидатов было на разных этапах подбора.

Как это может выглядеть, к примеру, для маркетологов в «Google Таблицах»:

Если в компании нанимают много людей на должность, берите статистику за короткие периоды, например за месяц. А если текучки практически нет, можно брать данные за год.

Шаг 3. Выберите самые эффективные каналы найма для категории

Здесь понадобится таблица по сотрудникам и каналам. Всё просто: выбираете колонку со списком каналов и формируете диаграмму, где отображается, какой процент вакансий был закрыт через каждый канал.

В «Google Таблицах» это может выглядеть так:

А вот так — в Excel:

Для каждой категории выберите несколько каналов, из которых пришло больше всего сотрудников. В нашем примере это «Телеграм» и Работа.ру — значит, размещать вакансии отдела маркетинга стоит прежде всего здесь.

Шаг 4. Постройте воронку для ключевых каналов

Можно делать это для категории или для конкретной вакансии — всё зависит от ваших целей. Здесь мы рассмотрим второй вариант.

В нашем примере SMM-специалисты пришли из «Телеграма» и с Работы.ру. Как может выглядеть воронка для этих каналов:

Конверсия — это основная метрика эффективности воронки. Она бывает двух видов:

• Для этапа.Показывает, сколько кандидатов отсеялось в конкретный момент. Допустим, 20 кандидатов прошли собеседование, но только 10 выполнили тестовое задание. Тогда конверсия будет считаться так: 10 / 20×100% = 50%.
• Для всей воронки. Показывает, сколько кандидатов, заинтересовавшихся вакансией, в итоге получили работу. К примеру, если 50 человек откликнулись, а 10 трудоустроились, конверсия будет считаться так: 10 / 50×100% = 20%.

Для каждой категории и вакансии показатели успеха свои. Многое зависит от количества кандидатов и ожиданий компании. При массовом подборе конверсия может быть очень высокой, ведь задача рекрутера — быстро закрыть сразу много вакансий. Так нанимают, например, продавцов, курьеров, сезонных работников.

На ключевые должности специалистов, наоборот, отбирают тщательно. Откликов и собеседований могут быть десятки и сотни, а работу получат единицы. Конверсия будет низкой, но это не значит, что воронка неэффективна.

Другая ситуация — если конверсия низкая, хотя предпосылок к этому нет. Тогда стоит обратить внимание на сам процесс подбора. Проанализируйте этапы, на которых отсеивается больше всего кандидатов.

💡 Совет 💡Например, 20 человек прошли собеседования с HR, а после собеседования с руководителем остались только двое. Проблема может быть в том, что требования к кандидатам сформулированы нечетко — рекрутер и нанимающий менеджер видят их по-разному.

Учитывайте все этапы воронки

В процессе подбора могут быть промежуточные этапы, которые кажутся незначительными, но влияют на эффективность. К примеру, для одних позиций оффер согласовывает только руководитель, для других — еще и служба безопасности. Если указать в воронке просто «согласование оффера» как общий для всех вакансий этап, то конверсия не будет отражать реальную ситуацию.

Не затягивайте подбор

Чем короче воронка, тем больше кандидатов будут готовы ее пройти. Пока человек ходит на бесконечные собеседования или неделями ждет ответа, он может найти другую работу либо просто решить, что в нем не заинтересованы. Поэтому мы советуем стремиться к тому, чтобы этапов было немного и кандидат проходил их в разумные сроки.

Что можно сделать:

• Ускорять согласования и фидбэк. По данным СберПодбора и Работы.ру, 38% россиян готовы ждать ответа от работодателя максимум несколько дней, еще 31% — максимум неделю. Поэтому важно выстроить процессы так, чтобы на всю внутреннюю коммуникацию по вакансии уходило как можно меньше времени.
• Оптимизировать собеседования. 83% россиян испытывают стресс при поиске работы, и 43% из них отмечают: проблема в собеседованиях. Конечно, вы не сможете отказаться от интервью и нанимать людей вслепую. Но можно оптимизировать процесс, чтобы расположить соискателей к компании. Например, предлагать перед встречей опрос или тестирование — так вы заранее соберете информацию и не будете тратить на это время на собеседовании. Кроме того, стоит оценить количество встреч с кандидатом — точно ли здесь нет лишних этапов.
• Объяснять, как устроен подбор в компании. Это важно, если процесс может затянуться — к примеру, из-за проверки службой безопасности. Так соискатель реально оценит сроки и, скорее всего, отреагирует на них спокойнее.

Отслеживайте конверсию в динамике

Как мы отметили выше, идеальная конверсия для всех категорий и вакансий будет разной. Поэтому, чтобы отслеживать изменения, сравнивайте текущие показатели с прошлыми. Это поможет понять, как ваши действия влияют на эффективность подбора, и вы сможете их скорректировать.

Автоматизируйте процессы

В статье мы разобрали, как формировать воронку подбора в «Google Таблицах» и Excel. Это самые доступные инструменты, но не самые удобные. Рассчитать всё правильно и получить наглядную аналитику позволяют сервисы автоматизации.

Например, в CRM для рекрутеров СберПодбор вы сможете:

• Использовать гибкие настройки. Формируйте воронку из готовых этапов или создавайте собственные под компанию, категорию и конкретную вакансию.
• Оптимизировать каждый этап воронки. Например, СберПодбор автоматически собирает отклики с крупных площадок поиска работы и формирует статистику закрытия вакансий по каналам. А еще ускоряет коммуникацию с кандидатами — сервис интегрирован с мессенджерами и электронной почтой.
• Видеть аналитику в удобном формате. В сервисе можно сформировать отчет по воронке найма с детализацией по каждому этапу. Есть также отчеты по отказам — вы увидите, почему и в какой момент отсеиваются кандидаты. С цифрами на руках вы сможете обсудить с бизнесом условия вакансии или процессы найма.
• Оценивать свои результаты и эффективность коллег. Для этого в СберПодборе есть отчет по рекрутерам: с какими вакансиями работает сотрудник, в какие сроки их закрывает, какая у него статистика по отказам и офферам.