Как рассчитать укомплектованность штата кадрами?

В трудовом законодательстве понятия «укомплектованность штата» нет. Тем не менее на практике его используют как руководители, так и эйчары. Этот параметр показывает, сколько в компании сотрудников относительно штатного расписания: если все позиции закрыты и вакансий нет, штат считается полностью укомплектованным.

Укомплектованность штата рассчитывают прежде всего для того, чтобы понять, нужно ли корректировать состав коллектива — нанимать новых сотрудников или сокращать текущих.

Но также эта метрика позволяет:

• Оценить эффективность процессов подбора и найма. Например, если укомплектованность долго остается низкой, это может говорить о том, что в рекрутинге что-то идет не так.
• Понять, нужно ли перераспределить нагрузку между сотрудниками. Чем ниже укомплектованность, тем важнее грамотно распределить задачи и обязанности, чтобы компания продолжала работать эффективно.
• Понять, нужно ли пересмотреть штатное расписание. Если штат полностью укомплектован, но результаты компании низкие, причина может быть в том, что необходимое количество сотрудников изначально оценили неправильно. Возможна и обратная ситуация — в штатном расписании есть свободные позиции, но команда уже работает отлично, поэтому новые люди не нужны.

Ее можно рассчитать в виде процента или коэффициента.
В общем виде формула выглядит так:

Укомплектованность штата = среднесписочная численность сотрудников ∶ штатная численность сотрудников

Это способ для расчета коэффициента. Если вам нужна формула укомплектованности кадрами в процентах, просто умножьте результат на 100%.


💡 Совет 💡Если штат укомплектован, при расчете вы получите либо единицу, либо 100%. Если результат меньше — значит, сотрудников не хватает. Если больше — возможно, стоит задуматься о сокращениях.

Штатная численность показывает, сколько должно быть сотрудников, чтобы компания работала эффективно и с соблюдением норм труда и отдыха. Зная это, вы сможете, например:

• спрогнозировать расходы на зарплату;
• посчитать, сколько рабочих мест должно быть в офисе;
• продумать распределение нагрузки в идеальных условиях;
• выбрать подходящую систему налогообложения;
• выбрать оптимальный график.

Бюджетные организации рассчитывают штатную численность, опираясь на рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду — в этом документе содержатся формулы и методики расчета. Иногда используют отраслевые нормы — в них прописаны не только методики расчета, но и примерно необходимое количество сотрудников на разных должностях; такие есть, например, для организаций, отвечающих за водоснабжение.
Частные компании могут свободно устанавливать штатную численность, ориентируясь прежде всего на интересы бизнеса. При этом и они вправе опираться на рекомендации, если методика расчета им подходит.
Рассчитывать штатную численность можно как для всей организации, так и для конкретного подразделения.

Что надо знать для расчета:

• Плановый объем работы или выручки. Например, за квартал отдел продаж должен заработать 1 млн рублей.
• Фонд рабочего времени — время, за которое предполагается выполнить план. К примеру, в первом квартале 2025 года 463 рабочих часа (при 40-часовой рабочей неделе) — значит, фактически отдел продаж из предыдущего примера должен заработать 1 млн рублей за 463 часа.
• Ожидаемые результаты от каждого сотрудника. Например, за квартал один человек должен принести компании 200 тысяч рублей, или 432 рубля за рабочий час. Эти данные можно запросить у руководителя подразделения.
• Коэффициент выполнения нормы — соотношение результатов за прошлый период и плановых показателей. Предположим, в прошлом квартале отдел продаж принес 900 тысяч рублей, считаем коэффициент: 1 000 000 ∶ 900 000 = 1,1.

Значения подставляются в следующую формулу:

Штатная численность = плановый объем выручки ∶ (фонд рабочего времени x результаты одного сотрудника x коэффициент выполнения нормы)

По такой формуле штатная численность для отдела продаж из нашего примера будет составлять:
1 000 000 ∶ (463×432×1,1) = 4,5

Следовательно, в отделе продаж должно быть минимум пять человек, чтобы достичь поставленных целей.

💡 Совет 💡Вы узнали, сколько сотрудников должно быть в идеале. Но люди увольняются, болеют, уходят в отпуск, и нужно кому-то их подменять. Поэтому стоит также учесть коэффициент текучести и коэффициент невыхода на работу.

Такая формула подходит практически для любых подразделений, и она не обязательно должна быть завязана на выручке или продукции. Можно рассматривать другие ключевые показатели: например, при расчете штатной численности техподдержки исходить из количества клиентов, которое должен обслужить отдел.

Рассчитать штатную численность также можно, опираясь на нормы рабочего времени.

Для этого надо знать:

• Общие затраты времени на работу за год.
• Норму рабочего времени для одного сотрудника за год. В рекомендациях по определению штатной численности дают условный показатель — две тысячи часов.
• Коэффициент невыхода на работу. Чтобы его рассчитать, нужно узнать долю планируемых невыходов — она определяется по данным бухгалтерского учета; затем к этому показателю прибавляется единица.

Формула будет следующей:

Штатная численность = общие затраты времени на работу за год ∶ норма рабочего времени для сотрудника x коэффициент невыхода на работу.

Среднесписочная численность показывает, сколько в среднем человек работали в компании в тот или иной период. При расчете учитываются только те, с кем заключен трудовой договор; внешние совместители и люди, работающие по договору ГПХ, в расчет не включаются.

💡 Совет 💡Для расчета укомплектованности штата среднесписочная численность подходит лучше, чем фактическая. В среднесписочной учитываются и те, кто в течение отчетного периода был на больничном или в отпуске. Фактическая численность, как правило, учитывает только тех, кто находится на рабочем месте в конкретную дату.

Как считать среднесписочную численность для сотрудников, которые работают полный день:

1. Посчитайте, сколько сотрудников числилось в компании каждый день в течение месяца (выходные и праздники тоже считаются). Учитывайте и тех, кто болел или был в отпуске. В расчете один сотрудник указывается как единица. Внутренние совместители считаются один раз — по основному месту работы.
2. Сложите показатели за каждый день месяца.
3. Разделите результат на количество дней в месяце. Так вы получите среднесписочную численность за месяц.
4. Сложите среднесписочную численность за каждый месяц. Затем разделите результат на количество месяцев в отчетном периоде (обычно это квартал, полугодие, девять месяцев или год).

Расчет для сотрудников, которые работают неполный день, будет немного другим:

1. Посчитайте, сколько часов такой сотрудник отработал за месяц.
2. Подставьте значения в формулу:

Часы, отработанные за месяц ∶ (дневная норма рабочих часов в компании x количество рабочих дней в месяце)

1. Число, которое вы получите, покажет, как учитывать сотрудника в расчете. Если один сотрудник на полном дне — это единица, то здесь, например, может быть показатель 0,25. То есть фактически для расчета вы исходите из того, что у вас «работает» 0,25 сотрудника.
2. Посчитайте, сколько таких сотрудников числилось в компании каждый день в течение месяца.
3. Сложите показатели за каждый день месяца, результат разделите на количество дней в месяце. Так вы получите среднесписочную численность сотрудников с неполным рабочим днем за месяц.
4. Сложите результат среднесписочной численности сотрудников с полным рабочим днем за месяц. Вы получите среднесписочную численность за месяц для всей компании.

Укомплектованность штата = среднесписочная численность сотрудников ∶ штатная численность сотрудников

Как трактовать результаты?

• Если результат меньше единицы или 100%, значит, сотрудников меньше, чем предположительно нужно компании. Следующее, что мы бы посоветовали сделать, — оценить, как при такой укомплектованности команда справляется с работой. Можно проанализировать выполнение KPI, собрать обратную связь, посмотреть, насколько часто люди увольняются и уходят на больничный. Если результаты неутешительные, штат стоит доукомплектовать. Но иногда получается обойтись и без этого — возможно, штатную численность рассчитали с запасом.
• Если результат больше единицы или 100%, значит, сотрудников слишком много. Здесь тоже стоит обратить внимание на результаты их работы и организацию процессов. Если людям явно нечем заняться и бо́льшую часть времени они проводят на перекурах и в беседах у кулера, возможно, есть смысл задуматься о сокращениях. Но если даже при переукомплектованности команда работает в полную силу, вполне вероятно, что штатная численность была рассчитана не совсем корректно.