Правила начисления премий определяются локальными нормативными актами, например положением о премировании. Эти правила должны быть зафиксированы у каждого работодателя, который поощряет своих сотрудников таким образом.

В регламентах нужно прописать:

• виды и размеры премий;
• сроки выплат — к примеру, ежемесячно или ежеквартально;
• основания для премирования и условия — ТК советует учитывать качество, эффективность и стаж работы, наличие дисциплинарных взысканий и др.

Пример. Можно указать, что у сотрудников, получивших выговор, премия в данном месяце будет меньше — но так, чтобы общий размер зарплаты снизился не более чем на 20%.

Кроме того, премии могут быть разовыми или регулярными. Первые начисляются за успехи в работе, стаж, приурочиваются к праздникам или памятным датам. Вторые считаются по итогам определенного периода (обычно месяца, квартала или года). Мы разберем, как посчитать в Excel регулярную премию.

В целом можно выделить два подхода к расчетам таких стимулирующих выплат.

1. Постоянная премия — не зависит от показателей эффективности. Например, это может быть доплата за стаж работы в компании, которая добавляется к ежемесячному окладу.
2. Переменная премия — зависит от того, как сотрудник работает. Она может быть привязана к выполнению плана: продал столько-то товара, нашел столько-то клиентов — или к отработанному времени: проболел две недели, значит, доплата за месяц будет где-то вдвое меньше.

Обычно постоянная премия — это фиксированная сумма. А вот с переменной могут возникнуть сложности. Рассмотрим, как рассчитать премию от оклада в Excel, когда она зависит от KPI сотрудника или от фактически отработанного им времени за отчетный период.

Предположим, сотрудник выполнил все условия для получения премии: достиг нужных KPI и отработал полный месяц. Тогда формула расчета простая:

Чтобы получить сумму премии, данные из столбца «Оклад» нужно умножить в формуле на данные из столбца «Процент от оклада»

Затем к результату прибавляете НДФЛ — и всё готово.

Сложнее, когда премия меняется в зависимости от процента выполнения плана или отработанного времени. Сотрудник сделал достаточно, чтобы получить часть выплаты, но на полную претендовать не может. А если сотрудников много, важно быстро понять, кто из них какого прогресса достиг и на какой размер премии имеет право. Как считать тогда?

Через функцию «Если».

Это один из самых простых вариантов для автоматизации расчетов и экономии времени кадровика или бухгалтера. Предположим, менеджеры по продажам получают премию в разном размере:

• если план выполнен на 70%, премия составляет 10% от оклада;
• план на 80% — премия 15%;
• план на 90% — премия 20%;
• план на 100% — премия 25%.

Заносим данные в две таблички. Вместо процента выполнения плана может быть количество отработанных за период дней или понижающие/повышающие коэффициенты — зависит от системы премирования, принятой в компании.

Следующий шаг — использовать функцию «Если» для столбца «Сумма премии», чтобы рассчитать размер выплаты для каждого сотрудника в зависимости от того, в какой степени он выполнил условия. В общем виде формула будет выглядеть так:

=ЕСЛИ «Выполнение плана» >= «Процент выполнения плана»; «Оклад» x «Процент от оклада, равный величине премии»

Посчитаем по такой формуле премию для Сидорова. Можно писать сразу в строке формул или через комбинацию Shift + F3 открыть окно «Вставка функции»:

Подставляем в формулу нужные значения. В строке «Лог_выражение» указываем условие: значение в ячейке «Выполнение плана» больше или равно значению ячейки «Процент выполнения плана». В нашем примере это истина: Сидоров выполнил план меньше чем на 70%. Значит, в строке «Значение_если_истина» умножаем оклад Сидорова на процент, равный величине премии, — в данном случае на 0.

Подставляем все значения и проверяем: да, действительно, Сидоров в этом месяце премию не получит.

Но чтобы формула подходила для всех сотрудников и всех случаев, ее нужно дополнить для других процентов выполнения плана. Добавляем в строку еще одну функцию «Если» и пишем то же самое, но с другими значениями:

Осталось только скопировать формулу для других сотрудников — перетянуть ее курсором на ячейки ниже:

Так рассчитать премию можно не только в Excel. Формула «Если» подойдет для расчетов в аналогичных программах и сервисах — например, в «Google Таблицах» и «Яндекс Таблицах».

В России действует «Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы». Размер средней заработной платы нужен, чтобы рассчитать, например, отпускные или больничные сотрудникам.

Премии тоже учитываются в этом показателе, и пункт 15 положения определяет порядок:

1. ежемесячные премии за расчетный период, но не более одной выплаты в месяц за каждый показатель;
2. ежеквартальные премии;
3. годовые премии за прошлый календарный год.

При расчетах важно ориентироваться на фактически начисленные суммы, а не на то, сколько сотрудник мог бы получить. Предположим, менеджер устроился в компанию в начале февраля. В конце марта он вместе со всеми получил квартальную премию — но не всю, а пропорционально отработанному времени (за февраль и март), то есть 2/3 от возможной выплаты. В среднем заработке будет учитываться именно эта сумма.

• То, какими бывают премии и как они рассчитываются, работодатель устанавливает в локальных нормативных актах (например, в положении о премировании).
• Премии бывают постоянные и переменные. Постоянные — это обычно фиксированная сумма, а переменные рассчитываются отдельно с помощью специальных программ.
• Вычислить премию в Excel поможет формула «Если». Она полезна, когда размер выплаты зависит от выполнения плана или отработанного за расчетный период времени.
• Стимулирующие выплаты считаются частью зарплаты и облагаются НДФЛ и страховыми взносами, а еще умножаются на районный коэффициент к зарплате, если он действует в регионе, где работает компания. Не забывайте об этих нюансах, когда начисляете премии сотрудникам.
• Премии учитываются при расчете среднего заработка — это требование законодательства. Здесь важно ориентироваться на фактически начисленные суммы за расчетный период, а еще учитывать годовые премии за предыдущий календарный год.