А вы автоматизируете HR-процессы?

1. Сэкономить время. Автоматизация процессов экономит время сотрудников на 40%. Найти ответственного заказчика и пригласить его на собеседование с кандидатом, узнать, какие даты свободны в календаре у всех заинтересованных лиц, получить резюме и контакты кандидата — всё это делается гораздо быстрее, когда данные загружаются в специальную систему. А освободившееся время можно потратить на стратегически важные задачи.
2. Оценить эффективность работы. Автоматизация HR-процессов поможет гораздо лучше оценить эффективность работы сотрудников и контролировать, насколько успешно закрывается та или иная вакансия. Вам не нужно будет заставлять сотрудников тратить время на составление отчетности, всё будет у вас перед глазами. Так что вы сможете быстро отреагировать на какие-то проблемные моменты и выстроить гибкую систему мотивации для сотрудников.
3. Минимизировать число ошибок. Насколько аккуратным и внимательным ни был бы рекрутер, при активной работе с несколькими вакансиями рано или поздно может случиться ситуация, когда собеседования у двух кандидатов выпали на одно и тоже время. Или кандидат перенес встречу с руководителем, а вы забыли ему об этом сообщить. Если вы автоматизируете эти процессы, вам не придется держать в голове десятки дат, имен и цифр. Один взгляд в календарь — и всё становится понятно.
4. Готовить отчетность. В разных российских компаниях сбор HR-отчетности может занимать от 20% до 70% рабочего времени сотрудников. В это время входит: построение графиков приема новых сотрудников, подсчет средних трат на вакансию, отслеживание «текучки» и еще много всего. Обычно для такой отчетности используют Excel-таблицы, в которые приходится вручную вбивать тонны информации. Автоматизация поможет вам видеть актуальные цифры в любое время, не отвлекаясь на сбор и введение данных. К тому же системы умеют строить удобные и красивые графики.
5. Навести порядок. Особенно это важно для крупных компаний, в которых работает больше 50 человек и которые активно развиваются и нанимают новых сотрудников. Автоматизация поможет отстроить цепочки взаимодействия между сотрудниками и сделает это взаимодействие более простым. Все ответственные будут заранее прописаны, а справочные данные будут доступны в системе. И сразу будет понятно, что и как, даже если сотрудник вышел в отдел HR буквально на днещами.

Автоматизировать можно и нужно любой рутинный процесс, который не требует творческого подхода. С творческими задачами, увы, автоматика не справляется. Традиционно считается, что отдел кадров занимается в основном поиском людей и оформлением их на работу. Но на самом деле это только одна из их задач.

Рекрутинг и наём. Основная задача эйчаров — поиск и привлечение в команду новых сотрудников. И здесь, как мы видим, процессы легко автоматизируются с помощью специальных программ.

Адаптация сотрудников. Сотрудника недостаточно просто привести в компанию —нужно, чтобы он в ней адаптировался. И несмотря на то, что онбординг — это достаточно творческий и индивидуальный процесс (кому-то хватит одного дня, чтобы разобраться в задачах и влиться в коллектив, а у кого-то уйдет весь испытательный срок), некоторые его моменты можно автоматизировать. Встречи с новыми коллегами, welcome-письма и обратная связь по итогам испытательного срока, информация о процессах, регламентах и знакомство с ценностями компании. В качестве примера можно настроить автоматическую отправку новым сотрудникам welcome-письма, которое содержит всю необходимую информацию: контакты ответственных лиц, ссылки на корпоративные ресурсы, план погружения в процессы.

Обучение и аттестация. Это один из тех процессов, где тоже можно с легкостью внедрить автоматизацию. Регулярные тесты, опросы 360, Performance review — для проведения всего этого есть множество специальных программ, которые напомнят сотрудникам о необходимости сдать опросы, соберут данные и выдадут сводную статистику.

Премии, грейды и KPI. Конечно, эффективность работы и мотивация сотрудников — это задача в том числе и их руководителя, но и здесь отделу кадров есть где развернуться. Тем более что бюджеты на зарплаты сотрудников и выплату премию входят в зону ответственности HR-специалистов. С помощью специальных программ можно создать систему, которая присвоит сотруднику соответствующий уровень, отследит его эффективность, рассчитает количество бонусов и напомнит о закрытии очередного квартала.

График отпусков и больничных. Даже во многих крупных компаниях в России до сих пор вручную пишут заявления на отпуск. Хотя автоматизация этого процесса позволяет значительно облегчить жизнь и отдела кадров, которому не придется отвечать на вопросы о количестве дней отпуска, напоминать про график ежегодных отпусков, заявления и переносы, и самих сотрудников — они смогут посмотреть и распланировать все в системе, а в нужный момент им просто упадет на почту сформированный приказ, который нужно будет подписать. Звучит фантастически, но поверьте, существуют компании (и даже российские), в которых всё так и работает.

Обычно для автоматизации HR-процессов используют так называемые HRM-системы. HRM расшифровывается как Human Resource Management, а значит, это системы для управления человеческими ресурсами. В российских компаниях их называют системами управления персоналом.

В задачи таких систем входят:

— документооборот,

— расчет зарплаты, бонусов и премий,

— опрос сотрудников,

— сбор данных,

— аналитика,

— упрощение адаптации новых сотрудников,

— постановка целей и формулировка задач.

Отдельно стоит отметить системы для рекрутинга, такие как Сберподбор или Хантфлоу. Они выполняют более конкретную задачу — автоматизируют поиск новых сотрудников.

Есть также системы, которые называются LMS. LMS — это Learning Management System, то есть система управления обучением. У нее тоже более точечная задача — в отличие от HRM, такие системы используются в основном для обучения сотрудников.

Как видите, в зависимости от задач и процессов, которые вы будете автоматизировать, вы можете выбрать наиболее подходящую систему, чтобы она максимально соответствовала вашим задачам. Существует огромное количество ПО, в том числе и российского, которое облегчит жизнь кадрового отдела и сэкономит время.

В использовании HRM-систем для автоматизации процессов есть как и плюсы, так и минусы. Давайте рассмотрим основные из них.

Плюсы использования HRM-систем:

— HR-процессы компании становятся понятными и прозрачными;

— наглядно распределены зоны ответственности сотрудников;

— уменьшаются траты времени на шаблонные процессы;

— есть автоматические уведомления для внешних кандидатов и сотрудников;

— вся информация хранится в одном безопасном месте;

— есть возможность настроить и распределить между сотрудниками доступы в соответствии с законодательством России;

— все данные обновляются онлайн, и их можно посмотреть в любое время.

Казалось бы, всё здорово. Но минусы автоматизации процессов с помощью таких систем тоже есть. Давайте посмотрим на основные из них.

Минусы использования HRM-систем:

— внедрение системы обычно стоит денег, причем это могут быть значительные суммы для некоторых не особенно крупных компаний;

— необходимо будет обучать сотрудников, ответственных за персонал, работе с такими системами — это займет достаточно большое время, и на первых порах придется тщательно контролировать работу сотрудников, чтобы избежать ошибок;

— нужно будет предварительно навести порядок в HR-процессах. Если у вас все хаотично, то автоматизация только увеличит количество хаоса. Возможно, принцип «работает — не трогай» окажется куда менее затратным.

Понятно, что в разных компаниях будут разные минусы, но в целом количество плюсов при использовании HRM-систем перевешивает. А значит, если ваша компания растет, если она активно нанимает новый персонал, то автоматизация процессов в ней неизбежна.

Давайте внимательно посмотрим на шаги, которые стоит предпринять для автоматизации бизнес-процессов.

1. Проанализируйте процессы и наведите в них порядок. Это сложная работа, которая тем не менее даст вам четкую и понятную картину того, какие моменты в работе требуют автоматизации. Возможно, хотя и маловероятно, что по результатам этого анализа окажется, что никакие процессы автоматизировать не надо и всё и так работает хорошо.
2. Определитесь, какие процессы вы будете автоматизировать. Поймите, над чем вам нужно поработать в первую очередь. Во многом вам помогут действия и первого пункта — после того, как вы проанализировали процессы, будет точно понятно, какие из них требуют улучшений, а какие пока что нет. Опросите коллег и подчиненных, узнайте, что вызывает трудности и отнимает больше всего времени у них — их взгляд скорее всего может отличаться от вашего, особенно если их задачи отличаются.
3. Найдите подходящие к вашим задачам решения. Посмотрите на предложения по автоматизированным системам в зависимости от процессов, которые вы решили оптимизировать. Выберите наиболее подходящие по функциональности и бюджету.
4. Поймите, будете ли вы внедрять систему сами или доверите это специалистами. Многие крупные поставщики предлагают не только сами системы управления HR-процессами, но и услуги по их внедрению. Настройка, интеграция в вашу компанию, обучение персонала — всё это стоит дополнительных денег, которые, впрочем, могут с лихвой окупиться, если самостоятельная автоматизация займет еще больше времени и ресурсов. Важно посчитать оба варианта и выбрать предпочтительный — причем не только с точки зрения бюджета, но и с точки зрения опыта и времени.
5. Подготовьте коллег к переменам. Конечно, можно устроить им «шок-погружение», просто переведя на новые системы одним днем, но такой подход скорее принесет больше проблем, чем плюсов. Неизбежные ошибки, торможение процессов из-за незнания, стресс — всего этого можно избежать, если заранее объявить о том, что и когда будет автоматизироваться. Попробуйте начать с некоторых процессов, чтобы у сотрудников было время привыкнуть. Возможно, стоит разработать «дорожную карту» автоматизации и поделиться ей с коллегами. На каждом этапе собирайте обратную связь — это даст вам понять, если что-то идет не так.

Первый вопрос, который возникает у всех, кто готовится к внедрению информационных систем, — делать это самостоятельно или доверить подрядчику. Причем этот вопрос обычно затрагивает два момента: непосредственно установку самой системы и реинжениринг бизнес-процессов и составление технического задания.

Давайте рассмотрим оба момента.

1. Кто будет делать реинжининг и составлять техническое задание

Вариантов может быть два. Техническое задание могут составить собственные специалисты, а могут специально приглашенные консультанты. И однозначного ответа, что лучше, кажется, не существует. Главные аргументы в пользу своих специалистов звучат так: Они гораздо лучше знают специфику предприятия и внутренние процессы, можно не бояться, что они раскроют какую-то конфиденциальную информацию, к тому же в случае некорректно выполненных работ они понесут реальную ответственность.

Зато у внешних консультантов гораздо больше опыта в описании бизнес-процессов, их оптимизации и составлении технических заданий, поэтому, вероятнее всего, внешние подрядчики будут более компетентны в этих вопросах. У них есть свежий взгляд на некоторые вещи, база знаний с готовыми ответами на возникающие в компании вопросы и многое другое, что поможет им провести работу гораздо быстрее и эффективнее.

Как мы уже сказали: нет однозначного ответа на вопрос, как лучше. Решение нужно принимать для каждой компании в зависимости от конкретной ситуации в ней. Есть два важных фактора, которые могут на него повлиять:

— стоимость работ,

— уровень риска разглашения внутренней информации.

Если услуги консультанта будут дешевле, чем работа собственных специалистов, а риск разглашения конфиденциальной информации не очень большой, то более рациональным будет привлечь стороннего подрядчика. Если риски высоки, а сделать своими силами дешевле, решение очевидно: нужно готовить техническое задание самим.

После того, как мы определились с техническим заданием, можно взяться за другой вопрос.

2. Внедрять ли автоматизацию самим или отдать на аутсорс

Обычно крупные компании как в России, так и за границей делегируют такие вещи специальным организациям, которые фактически забирают на себя всю головную боль, связанную с внедрением новых проектов.

С одной стороны — это очень заманчивая перспектива, ведь вам не придется отвлекать собственных специалистов для этой работы, готовить их к непривычной задаче и самим руководить этим проектом. Вы обговариваете все условия с подрядчиком, согласовываете техническое задание, и всё делается без вашего участия.

С другой — в этом и заключается проблема. Ни один посторонний консультант не сможет гарантировать успех проекта. В лучшем случае вы сможете только оценить риски. Доказать, что компания понесла убытки именно из-за неправильного внедрения автоматизированной системы, очень сложно, практически нереально. Всегда можно списать неудачи на неэффективные управленческие решения.

И если за рубежом это еще как-то работает, то в нашей стране консультантам обычно поручают только крупные проекты, которые самостоятельно никак не получится реализовать. Если же проект не самый большой, а ваша компания — это малый или средний бизнес, то, скорее всего, внедрять автоматизированную систему лучше своими силами.

Главный совет тут примерно такой же, как и в вопросе написания технического задания: необходимо просчитать риски и оценить стоимость в двух ситуациях — когда вы внедряете систему своими силами и когда вы делегируете это подрядчику.

Какие выводы можно сделать из всего вышенаписанного.

1. Автоматизация HR-процессов неизбежна, если ваша компания растет и нанимает новых людей. Когда у вас маленький бизнес на 10—15 человек, о специальных системах по управлению персоналом можно даже не задумываться. Но с ростом компании вам придется заняться этим иначе компания погрузится в хаос.
2. Автоматизация помогает сэкономить до 40% времени сотрудников HR-отдела.Освободившееся часы можно потратить на полезные стратегические задачи по поиску и адаптации новых людей, оценке настроений внутри компании, поиску новых возможностей для обучения.
3. Автоматизировать лучше рутинные и не творческие процессы. Например, составление отчетности, которое может занимать до 70% времени сотрудника HR-отдела. В зависимости от целей и инструментов, можно автоматизировать самые разные задачи отдела кадров — от поиска людей до обучения сотрудников и составления графика отпусков.
4. Для автоматизации HR-процессов есть много различных решений на рынке. CRM-системы для рекрутеров, HRM-системы, LMS-системы — каждая из них позволяет закрыть какую-то часть задач и высвободить время сотрудника для другой работы.
5. У HRM-систем есть как плюсы, так и минусы. Однако при внимательном рассмотрении плюсы от использования подобных инструментов всё-таки перевешивают недостатки и в перспективе их использование оказывается оправданно.
6. К автоматизации нужно подходить ответственно. Определиться с целями, упорядочить и проанализировать процессы, понять, что и как нужно оптимизировать, после чего выбрать подрядчика на эту работу. Важно предупредить сотрудников о грядущих переменах, чтобы они были готовы вливаться в новые процессы и обучаться пользоваться новыми системами.
7. Проводить внедрение новых систем можно самостоятельно, а можно через подрядчика. Сказать, какой из вариантов действий правильный, сложно — это зависит от каждого конкретного случая и от каждой конкретной компании. Важно просчитывать риски и оценивать стоимость обоих вариантов, чтобы понимать, какой из них выбрать.

Автоматизация HR-процессов может показаться достаточно сложным и затратным делом. Однако если это решение хорошо спланированное и продуманное, то оно может принести предприятию массу преимуществ в дальнейшей перспективе. Поэтому каждый руководитель HR-отдела должен быть готов рано или поздно начать этот процесс в своей компании.