Что такое велком-тренинг?

Велком-тренинг (от welcome-тренинг; англ. welcome — ‘приветственный') — это самое начало процесса адаптации, быстрое погружение новичка в контекст компании. Обычно такие мероприятия проводят в первые несколько дней (или в один день, welcome day; англ. day — ‘день'), а иногда даже до выхода сотрудника на работу.

Велком-тренинг может включать в себя:

• экскурсию по офису и объяснение основных моментов «быта» (например, как забронировать переговорку; что делать, если не сработал пропуск; куда все ходят на обед);
• знакомство с культурой, ценностями и историей компании;
• презентацию структуры, основных продуктов, общей стратегии и текущих приоритетов;
• разбор корпоративных стандартов и процессов, в том числе связанных с развитием и мотивацией сотрудников (к примеру, как записаться на обучение; поощряются ли новые идеи и как именно; что делать, если хочешь получить повышение);
• знакомство с командой или по крайней мере с ключевыми сотрудниками, а еще с наставником/бадди, который будет помогать адаптироваться в первое время;
• инструктаж по охране труда, технике безопасности.

💡 Совет 💡Умещать всё в одно мероприятие не обязательно. Определитесь, без чего сотрудник точно не сможет работать или вписаться в команду, и включите эти моменты в велком-тренинг. А остальное новичок узнает в других форматах.

Основная цель велком-тренинга — помочь новому сотруднику включиться в контекст компании и влиться в коллектив, чтобы ему было проще начать работать над, бизнес-задачами. Но это не единственное, чем полезны такие мероприятия. Что же еще дает велком-тренинг?

Снижение текучести кадров

По оценкам сервисов Работа.ру и СберПодбор, треть российских сотрудников увольнялись либо на испытательном сроке, либо сразу после. Чтобы удержать новичков и не застрять в постоянном поиске людей на одни и те же должности, важно сразу показать, что компания заботится о своих сотрудниках — в том числе помогает адаптироваться на новом месте. И велком-тренинг — одно из проявлений такой заботы.

Повышение мотивации и лояльности

Велком-тренинг не просто погружает в контекст. Он показывает новичку, зачем вообще оставаться в компании: какие возможности для развития здесь есть, что компания готова ему дать. На собеседованиях такие темы тоже обсуждаются, но мероприятие сразу демонстрирует, что слова начальства не расходятся с делами.

Например, если кандидату первым делом говорят: «Люди — наша главная ценность», а после выхода на работу не помогают адаптироваться, он вряд ли будет лояльным сотрудником — даже если останется в компании.

Рост эффективности

Чем быстрее адаптируются новые сотрудники, тем быстрее они начнут работать в полную силу — и показывать ожидаемые результаты. Велком-тренинг снимает ощутимую часть организационных вопросов, которые обычно возникают в первое время, и новичкам становится проще сосредоточиться на реальных задачах, вместо того чтобы выяснять, кто заведет корпоративную почту, сколько времени можно потратить на перекур и т. д.

Сбор обратной связи

В конце велком-тренинга можно предложить новичкам поделиться своим мнением: что было полезно, чего не хватило, на что хотелось бы взять больше времени. Во-первых, так вы поймете, с чем конкретному сотруднику, скорее всего, понадобится помощь в обозримом будущем. Во-вторых, получите шанс повысить эффективность онбординга для следующих новичков на аналогичных должностях.

Укрепление HR-бренда

Даже самая грамотная адаптация не гарантирует, что сотрудник в итоге останется в компании (к примеру, ему вдруг могут предложить контрофер или со временем он поймет, что задачи ему неинтересны). Но это не отменяет хорошего первого впечатления: что здесь заботятся о новичках, а не бросают их в пекло без подготовки. Вы снижаете вероятность того, что разочарованный сотрудник будет оставлять гневные отзывы о компании и советовать другим соискателям с ней не связываться.

Практически любым: вряд ли кому-то хочется бесконечно искать новых сотрудников, потому что не получается грамотно провести адаптацию. Но если компания небольшая, не планирует активно расширяться, а новички приходят раз в пару лет, полноценный велком-тренинг может быть неоправданной тратой ресурсов — достаточно ограничиться знакомством с коллегами и краткой справкой о компании и процессах.

В то же время велком-тренинг необходим:

• при массовом подборе — чтобы быстро погрузить в контекст сразу нескольких новых сотрудников;
• найме редких специалистов — чтобы произвести хорошее первое впечатление и повлиять на удержание;
• адаптации сотрудников в крупных компаниях — чтобы помочь сориентироваться в сложной организационной структуре, строгих регламентах, множестве процессов;
• высокой текучести кадров в период или сразу после испытательного срока — чтобы новые сотрудники оставались в компании и не приходилось постоянно тратить силы, время и деньги на наем, даже если вы его автоматизировали и эти ресурсы у вас есть;
• активном найме стажеров, молодых специалистов и тех, у кого нет опыта конкретно в вашей области, — чтобы помочь им освоиться в абсолютно новых условиях.

Формат велком-тренинга зависит от того, что вы считаете важным рассказать новичкам об их обязанностях, а также от специфики деятельности компании. Вот основные варианты.

Офлайн-формат

Это может быть, например, презентация в аудитории, экскурсия по офису, встреча с наставником или руководителем. Такие варианты подходят для небольших групп — иначе сложно будет удержать внимание новичков и ответить на все их вопросы.

Плюс офлайна в том, что это более личный формат, который позволяет вовлечь участников и показать: велком-тренинг проводится не для галочки, компания относится к мероприятию серьезно. Минус — при массовом найме таких встреч понадобится много, а это само по себе дорого.

Онлайн-формат

Например, презентации, вебинары, вводные курсы для новых сотрудников, видеоуроки. Онлайн-формат может быть синхронным или асинхронным: в первом случае участники взаимодействуют в режиме реального времени, просто удаленно; во втором — проходят обучение в удобное время.

Оба варианта дешевле, чем офлайн-формат, а асинхронные тренинги еще и больше подходят для работы с крупными группами. При этом у синхронных велком-тренингов, например вебинаров, есть тот же минус, что и у офлайн-встреч: сложно удерживать внимание новичков, особенно если их много. Хотя технических ограничений по количеству участников практически нет, подключить к созвону можно хоть 100 человек сразу.

Еще один недостаток онлайна — к нему могут относиться как к формальности: посидели на созвоне, прошли тест для галочки — и ничего не запомнили. Чтобы избежать этого, понадобится команда экспертов, которые продумают механики вовлеченности.

Смешанный формат

Офлайн- и онлайн-тренинги можно комбинировать. Например, новый сотрудник встречается с наставником, проходит курс на корпоративной платформе и изучает презентацию.

Плюсы:

●      разнообразие — новичок переключается между разными вариантами обучения и что-то да запомнит;

●      сочетание массовости и персонализации — можно составить велком-тренинги под разные категории сотрудников с учетом опыта кандидатов и специфики работы;

●      баланс социального и формального обучения.

Минус в том, что выстроить такой баланс непросто: придется продумать каждый элемент программы и скомбинировать их так, чтобы и вовлеченность сохранить, и эффективностью обучения не пожертвовать.

💡 Совет 💡Какой бы формат вы ни выбрали, позаботьтесь о том, чтобы у новичков после обучения остались материалы: памятки, чек-листы. Запомнить все нюансы работы в новой компании сразу непросто, а обращаться по мелким вопросам к коллегам не каждому комфортно.

Шаг 1. Определите цели

Решите, зачем вам велком-тренинг и каковы должны быть результаты. Можно опираться на перечень задач, которые мы привели выше, или сформулировать собственный запрос. От этого зависит, как вы будете оценивать эффективность велком-тренингов и корректировать их содержание.

Шаг 2. Проанализируйте, что нужно сотрудникам

Такой анализ поможет решить, чему именно и в каком формате обучать новичков. Если в компании никогда не проводили велком-тренинги, спросите текущих сотрудников, чего им не хватало на ранних этапах, — это даст хотя бы примерные ориентиры. А потом можно будет собирать обратную связь по каждому элементу мероприятия и корректировать программу.

Шаг 3. Выберите форматы и содержание

Кроме целей компании, организационных нюансов и потребностей сотрудников, стоит также учитывать специфику процессов. Например, если в команде есть обучение по продукту, подробно рассказывать о нем в рамках велком-тренинга, возможно, и не стоит: это возьмут на себя коллеги. Но советуем предварительно согласовать такие моменты с руководителем нового сотрудника, чтобы ничего не упустить.

Шаг 4. Продумайте структуру

Разработайте четкий план тренинга и расставьте приоритеты, сколько времени и на что должен будет потратить сотрудник. Решите также, как проверить знания новичка в конце тренинга: тестом, полноценным экзаменом, финальной встречей с руководителем/эйчаром.

Шаг 5. Оцените эффективность тренинга

Здесь мы собираем обратную связь: что запомнилось участникам, что понравилось и не понравилось в организации и содержании обучения. Советуем проводить такие опросы не сразу после велком-тренинга, а немного позже — когда новички уже начнут работать и поймут, какие знания им пригодились, какие нет, а каких не хватило. Так вы поймете, нужно ли корректировать программу и каким образом.