Практически все. Отправить сотрудника в отпуск или командировку, принять на работу нового коллегу, ознакомить с локальными нормативными актами — всё это можно делать онлайн и без бумажных дубликатов.

Но в Трудовом кодексе прописаны и исключения:

• Если у сотрудника бумажная трудовая книжка, работодатель обязан вести ее параллельно с электронной и выдать на руки после увольнения. Сведения о трудовой деятельности тоже надо выдавать в бумажном виде.
• Документы, которые подтверждают, что сотрудник прошел инструктаж по охране труда, и акты о несчастном случае на производстве оформляются на бумаге.
• Подать заявление на увольнение сотрудник может онлайн. А вот приказ об увольнении должен быть на бумаге. Но для удобства его можно продублировать и в КЭДО — чтобы все документы по увольнению были в одном месте.

Удаленщиков можно ознакомить с приказом об увольнении дистанционно. Но на бумаге его всё равно нужно отправить — заказным письмом в течение трех дней с даты оформления приказа.

Кроме того, по запросу сотрудника работодатель должен выдавать документы, связанные с работой. Если запрос касается тех документов, которые проводятся через сервис КЭДО, сотруднику нужно выдать заверенную бумажную копию.

Сейчас переходить на электронный документооборот необязательно — всё можно вести и на бумаге. Но всё же для крупных компаний и распределенных команд КЭДО практически необходимость.

Почему:

• Экономия времени. Когда много сотрудников или есть длинные цепочки согласований, обходить всех коллег, чтобы ознакомить с документами и собрать подписи, попросту долго. А на удаленке еще хуже: ждать от сотрудника оригиналы документов или подписанные сканы можно бесконечно. С КЭДО всё происходит намного быстрее: коллеги просматривают и подписывают документы онлайн за пару минут.
• Экономия сил и денег. Чтобы управлять КЭДО, не нужен большой штат кадровиков. Можно переключить часть сотрудников на более важные задачи, которые напрямую влияют на развитие компании.
• Прозрачность. В сервисах КЭДО можно отслеживать, у кого сейчас документ и кто еще должен его подписать. Даже если об этом придется напомнить, вы, по крайней мере, не будете гадать и выискивать «проблемного» коллегу по всей цепочке согласования.
• Снижение риска ошибок. Допустим, вы составляете график отпусков вручную. Даже если десять раз всё перепроверить, всё равно может возникнуть ситуация, когда сотрудники с одинаковыми обязанностями уходят в отпуск одновременно, а подменить их уже некому. В сервисах КЭДО такие моменты отслеживать проще. Как и контролировать кадровую отчетность.
• Удобное хранение. С КЭДО документы вряд ли затеряются, или, по крайней мере, если что-то случайно удалят, это можно будет отследить. А вот с бумажными документами так получается не всегда. Кроме того, для хранения бумаг, особенно если их много, нужно продумать место. С электронными документами такой проблемы нет.
• Удобная навигация. Искать нужные документы в программе намного быстрее и приятнее, чем в папках с бумагами. Особенно если внезапно понадобилось что-то за прошлые годы или в отделе кадров появился новичок, который еще не знает, где что лежит.

Если вы планируете автоматизировать HR-процессы — начните с подбора. В сервисе СберПодбор вы сможете находить кандидатов, вести с ними переписку, согласовывать этапы и финализировать наём в цифровом формате. Всё в одном окне — без лишней бюрократии и пересылок.

Предположим, руководство компании решило упростить жизнь кадровикам и оцифровать документооборот. Чтобы это действительно было удобно и законно, нужно выполнить три шага:

• прописать переход на КЭДО во внутренних документах;
• выбрать сервис для ведения документооборота;
• подготовить электронные подписи.

Как оформить переход на КЭДО

Для перехода на новый формат нужно юридическое основание. Это локальный нормативный акт — положение об электронном документообороте. Как и в случае с другими ЛНА, для его принятия нужно учесть мнение профсоюза, если он есть в компании.

Что должно быть в документе по ТК:

• данные о выбранном сервисе КЭДО;
• порядок доступа сотрудников к этому сервису;
• документы, которые вы переводите на КЭДО;
• должности сотрудников, которых это коснется;
• дата введения электронного документооборота;
• дата уведомления об этом работников;
• перечень документов, которые будут дублироваться на бумажном носителе.

После того как руководство компании подпишет положение об электронном документообороте, ознакомьте с ним работников в сроки, которые указаны в самом документе. Кроме того, нужно собрать у сотрудников письменные согласия — с теми, кто откажется, документооборот придется вести на бумаге. Новых работников тоже необходимо предупредить о КЭДО, причем если они не согласятся на электронный документооборот, отказать им в трудоустройстве нельзя.

Если сотрудник впервые устроился на работу после 31 декабря 2021 года, брать у него согласие не нужно. Но проинформировать о КЭДО работодатель обязан всех.

Как выбрать сервис КЭДО

На рынке много предложений, и в них легко запутаться. Но выбрать сервис, которым вы будете довольны, всё же можно — если определить для себя четкие критерии. На что мы советуем обращать внимание при выборе:

• Репутация поставщика. Посмотрите, как долго сервис существует на рынке и насколько он доработан, кто его клиенты. Поищите отзывы от коллег из других компаний. Обратите внимание на другие продукты поставщика: есть ли смысл использовать их в комплексе. Всё это важно, поскольку кадровые документы хранятся годами и десятилетиями. Если вы выберете непроверенный стартап или поставщика, у которого часто случаются технические сбои, есть риск потерять ценные данные.
• Возможность интеграции с другими сервисами. Скорее всего, в компании уже есть, к примеру, программы для бухгалтерского учета или управления другими процессами. Стоит оценить, получится ли интегрировать с ними сервис КЭДО. Узнать о такой возможности можно в описании сервиса или в поддержке поставщика.
• Функциональность. Некоторые сервисы дают возможность вести не только электронный документооборот. Например, есть программы, где можно также автоматизировать другие HR-процессы или выстроить документооборот с контрагентами. Кроме того, стоит обратить внимание, поддерживает ли сервис мобильное приложение — это может быть полезным, если руководители всё время в разъездах и подписывают документы на ходу. Поэтому рекомендуем тщательно продумать, какие функции вам нужны, чтобы и за лишнее не переплачивать, и без необходимого не остаться.
• Стоимость. Есть бесплатная государственная система КЭДО — «Работа России». Малому бизнесу и ИП она вполне может подойти: все основные операции с кадровыми документами система поддерживает, а деньги тратить не нужно. В остальных случаях стоимость будет зависеть прежде всего от функций.
• Удобный интерфейс. Люди не всегда любят осваивать новые инструменты, а если они еще и неудобные, то тем более. Поэтому любой сервис КЭДО сначала стоит протестировать. Можно поискать варианты, основанные на уже знакомых вашим сотрудникам технологиях. Например, если в компании пользуются 1С или аналогичными платформами, есть смысл обратить внимание на сервисы КЭДО со схожим интерфейсом.

Как подготовить электронные подписи

Электронные подписи нужны, чтобы заверять документы. Есть несколько типов таких подписей:

• Простая (ПЭП). Подтверждает, что документ подписан конкретным человеком, но может быть изменен после подписания. Ее оформляют через учетную запись на «Госуслугах».
• Усиленная неквалифицированная (УНЭП). Это цифровой аналог реальной подписи. Она имеет юридическую силу, если стороны заключили об этом соглашение.
• Усиленная квалифицированная (УКЭП). В отличие от УНЭП такая подпись имеет юридическую силу даже без договоренностей.

Для кадрового электронного документооборота сотрудникам понадобятся либо УНЭП, либо УКЭП. При выборе учтите, чем занимаются работники. Линейным сотрудникам будет достаточно неквалифицированной подписи. Часто ее можно оформить прямо в сервисе КЭДО, но использовать в других сервисах уже не получится. Руководителям, кадровикам и бухгалтерам лучше подойдет квалифицированная подпись, которая оформляется в специальных аккредитованных центрах. Это позволит подписывать документы от лица компании в разных системах и сервисах.