Что это — HCM-система?

Аббревиатура HCM расшифровывается как Human Capital Management, то есть «управление человеческим капиталом». Это уже намекает на ключевую разницу между HCM и другими HR-системами. Речь идет не просто об организации кадровых процессов или отдельных этапов жизненного цикла сотрудников, а о комплексном подходе в управлении персоналом.

HCM-система — это программное обеспечение, которое объединяет все HR-процессы в одном окне: от найма и адаптации до обучения, мотивации, развития и удержания специалистов. Она автоматизирует рутину, предоставляет аналитику для принятия решений и помогает выстраивать долгосрочную стратегию работы с людьми. В результате в компании появляется единая экосистема, в которой работают и руководители, и эйчары, и сами сотрудники.

HCM-платформа — это комплексное цифровое решение, она позволяет автоматизировать практически все, что связано с управлением сотрудниками. Ключевые направления:

• Рекрутинг: размещение вакансий, работа с резюме, аналитика по каналам привлечения кандидатов и воронке подбора в целом, автоматизация массового подбора.
• Онбординг: адаптация новых сотрудников в компании — например, с помощью платформы можно организовать welcome-тренинг или назначить новичку наставника.
• Кадровый учет: оформление всех документов, связанных с работой сотрудников — трудоустройством и увольнением, повышением, уходом в отпуск или на больничный и так далее.
• Компенсации и льготы: управление зарплатами и премиями, системой мотивации, социальным пакетом, а также сбор аналитики — как все эти факторы влияют на привлечение, удержание и эффективность сотрудников.
• Управление талантами: все, что связано с обучением сотрудников и их развитием в компании. Например, с помощью HCM-системы можно собирать данные о кадровом резерве, анализировать навыки сотрудников, составлять планы развития, собирать статистику по обучению — кто его проходил, кто нет, насколько эффективны те или иные программы.

При таком функционале HCM-платформа превращается в инструмент управления жизненным циклом сотрудников в компании: от трудоустройства до увольнения.

Какие направления охватывают HCM-системы, мы разобрались. Теперь посмотрим, какие конкретно преимущества это дает бизнесу:

• Снижение текучести кадров. HCM — это понятная эйчарам, руководителям и самим сотрудникам платформа, которая позволяет выстроить продуманную систему управления персоналом. Например: целенаправленно развивать навыки, совершенствовать систему мотивации, выстраивать карьерную траекторию сотрудника, помогать новичкам освоиться в компании. Все это повышает лояльность и удовлетворенность сотрудников — и люди реже увольняются.
• Расчет потребности в кадрах. Благодаря подробной и наглядной аналитике эйчары и руководители понимают, какие компетенции нужны команде, можно ли закрыть эти запросы внутренними кандидатами или надо нанимать людей со стороны, а если нанимать — то сколько и кого.
• Снижение расходов на HR-процессы. Одна HCM-система может обойтись компании дешевле, чем несколько разрозненных решений по разным направлениям.
• Рост продуктивности эйчаров. Платформа автоматизирует рутину, и у HR-отдела освобождается время на реальную заботу о сотрудниках и стратегические задачи в целом.
• Сокращение ошибок. HCM-система снижает риски, связанные с человеческим фактором, вроде случайных ошибок в документах или расчетах. К тому же в ней проще отслеживать все связанные с сотрудниками действия — не нужно гадать, кто не прошел обучение или на каком этапе согласования застряло чье-то заявление на отпуск.
• Единая база данных о персонале. В HCM-системах можно составлять цифровые профили сотрудников — сюда включают информацию об образовании, навыках, должности, опыте работы и другие важные данные. Такие профили помогают планировать развитие конкретного специалиста, формировать кадровый резерв, оценивать, какие компетенции есть в компании, а каких ей не хватает.

При всех этих преимуществах у HCM-решений есть и свои ограничения. Хотя такие решения и позволяют выстраивать общую систему управления человеческим капиталом, для отдельных направлений их функционала может не хватать. Например, для автоматизации рекрутинга отдельная CRM-система может оказаться эффективнее, поскольку там будет больше полезных функций, чем в комплексном решении.

Кроме того, новую систему нужно будет интегрировать в существующую ИТ-инфраструктуру — с бухгалтерскими и другими программами. Это может быть долго и дорого, особенно в крупных компаниях. Еще одна потенциальная проблема — сопротивление самих эйчаров: люди не всегда готовы осваивать новые инструменты, даже если это им же упростит работу.

HCM-система — инструмент полезный, но не для всех. Ее стоит внедрять, только когда компания к этому готова. Кому такая платформа вряд ли поможет:

• Микробизнесу и стартапам на ранней стадии. Если в компании 10-15 человек, все процессы прозрачны, а основатель лично общается с каждым сотрудником, сложная и дорогая система будет лишь ненужной тратой денег и времени. Но если компания планирует масштабироваться, тогда стоит задуматься о таком инструменте.
• Компаниям с низкой цифровой культурой. Сотрудники не готовы работать в цифровом формате, привыкли к бумажным документам и яростно сопротивляются любым изменениям? Тогда внедрять HCM-системы слишком рано: сначала нужно менять культуру.
• Организациям без четких HR-процессов. Бессмысленно автоматизировать хаос. Если у эйчаров и руководства нет хотя бы примерного понимания, как должен выглядеть цикл управления эффективностью или процесс обучения, сначала нужно его выстроить и утвердить, а уже потом искать подходящий цифровой инструмент.
• Компании, где мало бюджета и ресурсов. Купить лицензию — это только начало. Систему нужно внедрять, администрировать, обновлять и «продавать» сотрудникам. Если денег на это нет, от HCM, вероятно, довольно быстро откажутся — ведь такой инструмент напрямую прибыли не приносит.

Перед тем как покупать лицензию, проверьте, насколько именно эта система будет для вас полезной, удобной и безопасной. В идеале она должна отвечать следующим критериям:

Безопасность

В HCM-системе хранится вся основная информация о сотрудниках — в том числе персональные данные, за утечку которых работодателя могут оштрафовать. Поэтому важно убедиться в безопасности такой платформы. На что обратить внимание:

●      данные хранятся на российских серверах;

●      платформа поддерживает двухфакторную аутентификацию и разграничение прав доступа;

●      регулярно выполняется резервное копирование данных;

●      протокол действий при форс-мажоре — например, сколько времени провайдер устраняет технические неполадки, есть ли возможность в этот период работать на резервных серверах;

●      как быстро отвечает техподдержка и как с ней связаться (чем больше разных каналов, тем удобнее).

Удобство и кастомизация

Допустим, вас устраивает система для автоматизации найма, но остальные HR-процессы вы хотите автоматизировать через HCM. Тогда смотрите на такие решения, где можно настроить функционал под потребности и цели компании, выбрать только необходимое. Кроме того, HCM-система должна интегрироваться с другими программами, которые вы уже используете, — особенно если вы не планируете заменять ей все остальное.

Еще один важный момент — удобный интерфейс: важно, чтобы сотрудники могли без особых трудностей его освоить. Это и ускорит работу, и снимет возражения вроде «зачем нам эта непонятная новая программа». Может пригодиться и мобильная версия — особенно для распределенных команд.

Продуманный функционал

Сформулируйте, чего вы ждете по каждому HR-направлению, которое будете автоматизировать через HCM. Например, в обучении это может быть модуль оценки «360 градусов» и возможность создавать индивидуальные планы развития, в найме — автоматизация массового подбора и аналитика по источникам кандидатов.

💡 Совет 💡 если платформа подходит по большинству критериев, но какого-то функционала на ней нет, не спешите отказываться от этого варианта. Если поставщик достаточно гибкий, он может разработать дополнительные модули под вас — или подсказать, как автоматизировать процесс иначе.

Масштабируемость

Это особенно важно для стартапов и небольших компаний, которые планируют рост. Убедитесь, что HCM-система будет полезна и сейчас, и когда сотрудников станет больше, а процессы — сложнее. На что обратить внимание:

• можно ли добирать функционал по мере необходимости;
• есть ли разделение пользователей по ролям и можно ли его дорабатывать и углублять;
• в какой степени можно кастомизировать систему без привлечения разработчиков — например, добавлять и убирать этапы в процессах.

💡 Совет 💡 перед тем как принимать решение, протестируйте несколько HCM-систем — многие провайдеры предлагают демо-версии. Попросите поучаствовать в этом эйчаров и руководителей, которые непосредственно будут работать с HCM.

• HCM-система — это цифровой инструмент для управления человеческим капиталом. Она позволяет автоматизировать основные HR-процессы и работать с ними в режиме одного окна. Обычно HCM-системы охватывают найм, адаптацию, развитие сотрудников, а также кадровый учет.
• Такие платформы помогают снизить текучесть кадров и количество ошибок, связанных с человеческим фактором, оптимизировать бюджеты на HR-процессы, освободить эйчаров от рутины и управлять процессами централизованно и системно. При этом по отдельным направлениям они могут уступать специализированным решениям.
• Микробизнесу и компаниям с крайне ограниченным бюджетом и низкой цифровой культурой HCM-системы вряд ли подойдут.
• Выбирая такую систему, обращайте внимание на ее безопасность, удобство, возможность кастомизации, функционал и масштабируемость.